Een nieuwe medewerker in dienst? Gefeliciteerd! En nu? Nu moeten alle gegevens ingevuld worden. Met Preboarding is het heel eenvoudig om de persoonlijke gegevens van een nieuwe medewerker te ontvangen op een veilige manier.

De losse mailtjes, telefoongesprekken of het wachten op deze gegevens zijn verleden tijd. Nieuwe medewerkers vullen de benodigde gegevens in op een veilige en persoonlijke omgeving

Welke gegevens worden uitgevraagd bij de nieuwe medewerker:

• NAW gegevens
• BSN
• Contactgegevens
• Betaalgegevens

Wat zijn de voordelen van Preboarding:

• Veiligheid: De nieuwe medewerker ontvangt een persoonlijke omgeving waarin de gegevens ingevuld kunnen worden en het Identiteitsbewijs toegevoegd kan worden.
• Fouten voorkomen: De nieuwe werknemer kan zelf de gegevens invullen. Preboarding helpt natuurlijk met de controles in de persoonlijke omgeving zoals de elfproef en de postcodecheck.
• Geen dubbel werk: De ingevulde gegevens worden automatisch naar de concept werknemer in Loket.nl geplaatst. Je hoeft dit dus niet meer te muteren.

Waar kan ik Preboarding vinden:

Preboarding is onderdeel van Loket.nl en is beschikbaar via HRM-> Concept werknemers -> Werknemer uitnodigen.

Producten en Rechten:

Voor deze functionaliteit dient het product Preboarding (1070) geactiveerd te zijn. Tevens heeft de werkgevergebruiker het recht Beheer Concept Werknemers nodig om de uitnodiging te kunnen versturen.

Documenten uploaden:

In de huidige versie van Preboarding is het mogelijk om een paspoort/identiteitsbewijs toe te voegen. Deze wordt in het dossier van de concept werknemer geplaatst. Het toevoegen van een kopie identiteitsbewijs is alleen mogelijk als het product Qwoater Lite (904) is geactiveerd. Let op; in de autorisatiematrix moet bij 'identiteit' het vinkje bij de WNL gebruiker aan staan, anders lukt het niet om het ID-bewijs te uploaden. Het is (nog) niet mogelijk om andere documenten te uploaden.

Ook is het mogelijk om aan te geven of de loonheffingskorting toegepast moet worden. Medewerkers kunnen het document van de belastingdienst direct downloaden, invullen en hierna uploaden. Dit zodat je al de benodigde gegevens hebt voor de eerste werkdag. Het uploaden van het formulier is alleen mogelijk als het product Qwoater Lite (904) is geactiveerd. Als dit niet is geactiveerd wordt deze stap overgeslagen.

Maak je geen gebruik van dossiervorming dan kun je Preboarding wel gebruiken maar dan zonder de optie om een identiteitsbewijs en het formulier met de gegevens voor de loonheffingen toe te voegen. 

Kosten:

De kosten voor preboarding zijn pay per use. Je betaalt €5,- exclusief BTW per keer dat je preboarding gebruikt. 

Zie hieronder de video over Preboarding. 

Heb je nog naar aanleiding van bovenstaande nog vragen dan kan je contact opnemen met je accountmanager of met onze servicedesk.